Professionelle E-Mail-Adresse mit eigener Domain: Darum lohnt es sich
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Die kurze Antwort
Eine Adresse wie info@ihrefirma.ch statt ihrefirma77@gmail.com zeigt beim ersten Kontakt, dass hinter der Offerte ein Betrieb mit eigener Website steht. Sie brauchen dafür eine eigene Domain, einen Anbieter für die Postfächer und vier richtig gesetzte Einträge, damit Ihre Mails ankommen und nicht im Spam landen. Ist die Domain schon da, ist die Umstellung in der Regel überschaubar.
Stand: 21. Oktober 2026.
Stellen Sie sich zwei Betriebe vor, die dieselbe Offerte schicken. Der eine von info@schreinerei-ihrname.ch, der andere von einer Gratisadresse mit Zahlen im Namen. Inhaltlich identisch, aber der erste Eindruck ist ein anderer, noch bevor jemand die Mail öffnet. Wer in eine Website investiert hat, sollte im Postfach nicht mit einer Adresse auftreten, die nicht dazu passt.
Die vier Einträge, auf die es ankommt
| Eintrag | Wozu | Fehlt er |
|---|---|---|
| MX | sagt, welcher Server Ihre Mails annimmt | kommt keine Mail an |
| SPF | nennt die Server, die in Ihrem Namen senden dürfen | landen Ihre Mails häufiger im Spam |
| DKIM | unterschreibt jede Mail elektronisch | kann der Empfänger nicht prüfen, ob die Mail echt ist |
| DMARC | sagt, was mit Mails geschehen soll, die die Prüfung nicht bestehen | können Dritte leichter Mails in Ihrem Namen fälschen |
Ein Punkt, der oft übersehen wird: Auch das Kontaktformular Ihrer Website versendet Mails. Steht dessen Server nicht im SPF-Eintrag, kommen Anfragen bei Ihnen unter Umständen im Spam an, oder gar nicht. Nach jeder Umstellung gehört deshalb eine echte Testanfrage dazu.
Was die eigene Adresse bringt
Eindruck
Absender passt zur Firma
Offerte, Rechnung und Terminbestätigung kommen von derselben Adresse, die auf Website und Visitenkarte steht.
Freiheit
Adressen nach Bedarf
info@, rechnung@ oder vorname@: Sie richten ein, was Sie brauchen, und behalten die Adressen, auch wenn Sie den Anbieter wechseln.
Übergabe
Die Firma behält die Adresse
Verlässt jemand den Betrieb, wird die Adresse weitergeleitet statt gelöscht. Bei einer privaten Gratisadresse geht sie mit der Person.
Die Umstellung in sechs Schritten
- Domain prüfen. Haben Sie eine .ch-Domain für die Website, verwenden Sie dieselbe. Wenn nicht, steht im Beitrag Eine .ch-Domain registrieren, worauf Sie achten sollten.
- Anbieter für die Postfächer wählen. Fragen Sie nach Serverstandort, Speicher und ob Sicherungen enthalten sind.
- Adressen festlegen. Eine klare Regel wie vorname@ihrefirma.ch, keine Zahlen und Kürzel.
- Einträge setzen. MX, SPF, DKIM, DMARC, danach eine Testmail an zwei verschiedene Gratisanbieter.
- Programme einrichten. Mailprogramm am Computer und auf dem Handy, einmal mit den Zugangsdaten.
- Die alte Adresse auslaufen lassen. Eine Weiterleitung auf die neue einrichten und wichtige Kontakte informieren.
Häufige Fragen
Brauche ich für die Adresse eine Website?
Nein. Eine Domain lässt sich auch nur für Mail verwenden. Meistens lohnt es sich aber, beides zusammen zu planen, weil die Einstellungen ineinandergreifen.
Können Sie das einrichten?
Ja, nach Aufwand zum Stundensatz von CHF 150.–, mit einer Schätzung vorher. Bei den meisten kleinen Betrieben ist das überschaubar, wenn Domain und Postfächer schon bestehen. Mehr zu Domain und Hosting bei uns auf der Seite Hosting und Domain.
Drei Fehler, die erst spät auffallen
- Kein SPF oder DKIM: Mails landen beim Empfänger im Spam, und Sie merken es erst, wenn jemand fragt, warum keine Antwort kam.
- Adresse gelöscht statt weitergeleitet: Nach einem Personalwechsel gehen Anfragen ins Leere.
- Mails beim Webdesigner, Domain beim Hoster: Wenn niemand mehr weiss, wo was liegt, wird jeder Umzug zum Rätsel. Schreiben Sie es auf.
Wechseln Sie den Anbieter Ihrer Website, betrifft das oft auch die Mail; was dann zu tun ist, steht im Beitrag Die Agentur wechseln.